כיצד למדוד ולשפר את החזר ההשקעה (ROI) על הכשרה בתוכניות פיתוח ארגוני

אי מדידת החזר השקעה (ROI), בעולם ההכשרה הארגונית, עלול להוביל להקצאת משאבים לקויה, קבלת החלטות לא יעילה, חוסר מיקוד אסטרטגי והחמצת הזדמנויות לצמיחה והצלחה.

ארגונים נדרשים להעריך באופן קבוע את החזר ההשקעה של היוזמות והפרוייקטים שלהם כדי לקבל החלטות מושכלות ולייעל את תהליך בניין-הכח בחברה. הכשרה והדרכת העובד אינם יוצאים דופן לעניין זה.

במאמר זה, נציג צעד אחר צעד, את הדרך למדוד יעילות של יוזמות הכשרה בארגון, למעשה מדובר בתהליך פיתוח והדרכה מבוסס DATA המאפשר את הגדלת אפקטיביות הלמידה הארגונית.

היתרונות של מדידת ROI בעולמות ההכשרה הארגונית

"מדוד תמיד את האפקטיביות של ההשקעות שלך. קבע סט של מחווני KPI (מדדי ביצועי מפתח) כדי למדוד את תוצאות ההשקעות שלך" (ג'ף בזוס, מייסד אמזון).

האובססיה ללקוח ולמדידת KPIs הם מה שמייסד אמזון מזכיר כיסודות להצלחת החברה.

סקר שנערך על ידי Voxy עם יותר מ 350 אנשי משאבי-אנוש מצא, כי רק 11% מהארגונים מודדים ROI של פרוייקטים בעולם ההכשרה. זה מראה שיש עוד הרבה מה לעשות בכדי לספק בסיס כמית ומדיד יותר בסביבתו של מנהל הלמידה.

מדידת ROI בעולמות ההדרכה מאפשרת לארגונים:

• להעריך את יעילות ההכשרה

• לבצע אופטימיזציה של הקצאת משאבים והצדקת תקציבי הדרכה

• להתאים את ההדרכה ליעדים הארגוניים, לתחקר ביעילות ולבצע שיפור מתמיד

צעד אחר צעד: מדידת ROI בעולם הפיתוח וההדרכה

מדידת יעילות האימון מתחילה הרבה לפני חישוב ה - ROI. להלן הבסיס למדידת ROI.

שלב 1 (לפני): אמת מידה ותכנון

"מטרה ללא תוכנית היא רק משאלה" (אנטואן דה סנט-אכזופרי).

תהליך התכנון יכול להיעשות בשלושה שלבים:

1. הערכת פערי מיומנויות - פערי מיומנויות צריכים להיות ידועים לפני השקעה בתוכנית הכשרה. זה ייתן לנו ראייה רחבה של היכן אנו נמצאים ולאן רוצים להגיע ולשם תכנון הפעולות שיש לנקוט בכדי להשיג זאת. הבנת היכולות והמיומנויות הנוכחיות והרצויות של העובדים בארגון נראית כצורך בסיסי ומובן, אך באירוע של חברת Voxy העולמית שנערך לאחרונה, בו נערך סקר עם אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש נמצא ש- 23% מהארגונים אינם מבצעים הערכת פערי מיומנויות לפני יוזמות הדרכה והכשרה.

2. מטרות ההכשרה - ההשפעה שתהיה להכשרה על החברה חייבת להיות ברורה ובהתבסס על

כך יש לקבוע יעדים לטווח הקצר, הבינוני והארוך. להלן מספר דוגמאות למטרות הכשרה:

• רכישת מיומנויות יישומיות היכולות להיות אובייקטיביות מאוד, כמו למשל - עבודה עם מערכת חדשה או מיומנויות רחבות יותר כמו תקשורת יעילה במקום העבודה.

• רכישת ידע, כדי להכין את הצוות לשינוי בתקנות רגולציה, למשל.

• פיתוח מנהיגות, כדי להכין את הדור הבא של מנהלים ומובילים בחברה.

• עמידה בסטנדרטים ועקרונות ה – ESG.

קביעת יעדים מאפשרת למדוד את ביצועי התוכנית ולבצע שינויים לאורך הדרך במידת הצורך.

3. תכנית למידה - תוכנית למידה בעולם הלמידה הארגונית הינה מפת דרכים מובנית המתווה את

יעדי הלמידה של העובדים ואת ציר הזמן והמשאבים הדרושים. דבר זה מסייע לאנשים להמשיך

את מטרות הפיתוח המקצועי שלהם בצורה מאורגנת ויעילה יותר אשר מובילה למיומנויות

משופרות, ידע ואפשרויות צמיחה בקריירה. כמו-כן, זה יסייע לאנשים לדעת מה הם צריכים

לעשות כדי להשיג את המטרות שנקבעו לטווח הקצר, הבינוני והארוך.

שלב 2 (במהלך): מדדים חשובים

על ידי עבודה מבוססת מדדים ו - DATA, יכולים הארגונים לשפר את ההשפעה הכוללת ואת הערך של פרוייקטי ההכשרה שלהם. חלק מהמדדים יכולים להיות:

• אחוזי ניצול (שעות/דקות שנלמדו, קורסים שהושלמו ועוד)

חשוב להיות מסוגל למדוד את השעות הנלמדות, את הקורסים שהושלמו, פעילויות שהושלמו ומדדי שימוש אחרים בכדי להבטיח עמידה במדדים שנקבעו בתוכנית הלימודים שלנו. אם לא, ניתן לנקוט צעדים בזמן אמת כדי להבטיח את התוצאות שאנו מצפים להן.

• סקרי שביעות רצון ו - NPS (Net Promotor Score)

בעוד NPS מזוהה בדרך כלל עם משוב לקוחות, זה יכול להיות מיושם גם על תוכניות הדרכה ארגוניות כדי למדוד את שביעות רצון המשתתפים ואת הסבירות של המשתתפים להמליץ על ההדרכה לאחרים.

בהקשר של הכשרה ארגונית NPS מחושב על בסיס שאלה אחת: "בסולם של 0 עד 10, מה הסבירות שתמליץ על תוכנית הכשרה זו לעמית?"

לדוגמא – במיזם של חברת SpeaX הישראלית, מפיצה בלעדית של פלטפורמת הלמידה VOXY הבין-לאומית, עם חברת ייעוץ גדולה במשק הישראלי, הוחלט לאחר תחקור אמצע של תכנית הלמידה. כתוצאה מהתחקיר הוחלט לשנות את מינון השיעורים האישיים ללומד (1*1) בשל אפקטיביות גבוהה יותר של שיטת לימוד זו על-פני הלימוד הקבוצתי, כפי שנמדד בעזרת ה – KPIs הנמדדים במערכת ובתוספת של סקר לומדים.

• המלצות עובדים

המלצות ממלאות תפקיד חשוב בהכשרה ארגונית באמצעות שיפור האמינות, השפעה על קבלת החלטות, הפגנת יתרונות מוחשיים, טיפוח קשר רגשי ומעורבות.

• מבחני הערכת מיומנויות

במיוחד עבור תוכניות הכשרה ארוכות יותר, חיוני לבצע בדיקות תקופתיות כדי למדוד את ההתקדמות, כגון הערכת מיומנות שנערך כל 3 או 6 חודשים.

שלב 3 (אחרי): חישוב החזר ההשקעה על האימון

מהו ROI וכיצד הוא חל על תוכניות למידה ארגוניות?

מדד זה מייצג החזר השקעה. זהו מדד פיננסי המשמש להערכת הרווחיות והיעילות של השקעה או יוזמה עסקית. החזר השקעה מודד את התשואה או הרווח על השקעה ביחס לעלות שלה.

עבור תוכניות למידה ארגוניות, זה עובד כמעט באותו אופן, ההבדל הוא באופן שבו אנו מודדים את גורם ה"רווח", אשר יהיה תלוי בסוג ההכשרה והישגים נוספים שהושגו.

מספר דרכים שבהן תוכניות הכשרה ארגוניות הופכות לרווחים עבור ארגונים:

• פרודוקטיביות: כאשר אנשים עובדים טוב יותר ומהר יותר לאחר תוכנית הכשרה ואימון.

• שימור כישרונות: כאשר אנשים נשארים זמן רב יותר בחברה בגלל הזדמנויות הלמידה.

• ניידות פנימית: כאשר יש מאגר כישרונות בתוך הארגון ופוטנציאל העובדים הוא מקסימלי.

בואו נראה מספר סימולציות:

דוגמה 1:

חברה אחת השקיעה בתוכנית הכשרה לצוות מכירות שלה כדי לזהות הזדמנויות מכירה טובות יותר:

הזדמנויות שנפתחו לפני תוכנית ההכשרה: $50,000

הזדמנויות שנפתחו לאחר תוכנית ההכשרה: $100,000

רווח: ($100,000 – $50,000)= $50,000

השקעה: $20,000

החזר השקעה = 150%

דוגמה 2:

חברה השקיעה בתוכנית ניהול זמן וסדרי עדיפויות ל-100 עובדים. רווחי פרודוקטיביות נמדדים באמצעות סקרים או הערכות ביצועים.

עלייה בפריון: 8 שעות בחודש, 96 שעות בשנה.

עלות לשעת עובד: $10

רווח: (96 x 10 x100) = $96,000

השקעה: $20,000 USD

החזר השקעה = 380%

מקרה אמיתי:

חברת בנקאות ושירותים פיננסיים רב-לאומית קנדית, עם תוכנית ל-500 עובדים:

מדדים נוספים אשר היו זמינים בפני החברה הקנדית לצורך חישוב החזר ההשקעה בהערכת יעילות ההדרכה:

• 91% נשארו פעילים בפלטפורמה, בתוכנית בת 12 החודשים.

• שעתיים ו – 44 דקות, זהו מספר שעות הלימוד הממוצע לתלמיד בחודש אחד.

• 86% מהתלמידים שיפרו את רמתם, ביחס לרמת הכניסה.

• 42% השלימו 2 הערכות מיומנות (ויותר).

מדד ROI לעומת מדד ROE בתוכניות הכשרה

למרות שחישוב החזר השקעה הינו מגמה גוברת בתחום הלמידה והפיתוח הארגוני, זה לא תמיד הולך להיות המדד הטוב ביותר. ישנם מצבים בהם מדידת השגת התוצאות הרצויות חשובה לא פחות מהשגת תשואות כספיות. החזר על ציפיות (ROE) הוא מדד המשמש להערכת האפקטיביות וההשפעה של תוכניות הכשרה או יוזמות בהתבסס על התוצאות או היעדים הצפויים שנקבעו לפני ההכשרה.

תכנון ועיצוב טוב של התוכנית יאפשר לך למדוד את שניהם.

תוכנית תקשורת (ותיקשור התכנית)

כאשר נדרש לדווח על תוצאות ההכשרה הארגונית למנהלים ובעלי עניין, חשוב לספק מידע ברור ותמציתי המדגים את הערך וההשפעה של תוכנית ההכשרה על הארגון.

על פי דו"ח הלמידה של לינקדאין, 41% מאנשי המקצוע בתחום L&D צופים שתקציב ההכשרה הארגונית יגדל בשנים הקרובות, כך שהצגת ה – ROI הצפוי והיכולת להציג את ההשפעה של יוזמות בתחום הפיתוח והלמידה, תוכלנה להגדיל את נתח הלמידה הארגונית.

תהליך התקשורת יכול להיעשות מעת לעת לאורך התוכנית, כגון:

• סקרים עסקיים שגרתיים, אם תוכנית ההכשרה נמשכת שנה אחת, ניתן לעשות זאת כל רבעון.

• סקירה עסקית שנתית למנהלים, כדי להדגים את החזר ה- ROI וה- ROE של תוכניות הלמידה הארגוניות שלנו.

שיטות עבודה מומלצות להאצת החזר ההשקעה על התוכנית:

• מסירות לשלב התכנון והעיצוב של התוכנית מהווה כבר מחצית מהצלחת התוכנית.

• זיהוי כראוי של פערי המיומנויות הקיימים בצוותים שלך וזיהוי המטרה הסופית שרוצים להשיג על ידי יישום תוכנית הכשרה.

• יצירת יעדים תוך שימוש במתודולוגיית SMART. היעדים חייבים להיות ספציפיים, מדידים, ברי השגה, מציאותיים ומוגבלים בזמן.

• בכל תוכנית חייב להיות אדם אחראי בתוך החברה, תפקידו לעקוב אחר התקדמות האנשים הרשומים והתוצאות. ללא "מנהל הצלחה ארגוני" בתוך החברה, יהיה קשה להשיג החזר השקעה חיובי.

• נקיטת פעולה בזמן, אם אחד המדדים נמוך מהרצוי, יש לפעול בהתאם להמלצות ספק ההדרכה שלך כדי לשפר מדדים אלה.